Una scrittura privata per restituzione di soldi è utile quando due persone vogliono mettere nero su bianco l’esistenza di un debito e stabilire con precisione come dovrà essere restituito. Può trattarsi del rimborso di un prestito tra familiari, della restituzione di una somma anticipata per un acquisto poi saltato, di denaro versato per conto di un’altra persona oppure di un debito già esistente che le parti intendono regolare attraverso un piano di pagamento.

Affidarsi soltanto a un accordo verbale è rischioso, soprattutto quando l’importo è significativo o la restituzione avverrà nel corso di diversi mesi. Con il passare del tempo possono nascere dubbi su quanto sia stato effettivamente consegnato, sulla data entro cui restituirlo, sulle rate già pagate e persino sulla natura della somma originaria. Una scrittura privata ben formulata riduce queste incertezze e può avere un’importante funzione probatoria.

Non basta, però, scrivere su un foglio “Tizio deve restituire 10.000 euro a Caio”. Prima bisogna capire perché il denaro è dovuto, se si tratta di un prestito oppure del riconoscimento di un debito precedente, se sono previsti interessi, quali scadenze devono essere rispettate e cosa accade in caso di mancato pagamento. Nei casi economicamente rilevanti o nei quali esiste già una controversia è prudente far controllare il documento da un avvocato o da un altro professionista qualificato.

Che cos’è una scrittura privata

La scrittura privata è un documento sottoscritto dalle parti senza che sia necessariamente redatto davanti a un notaio. Attraverso il documento le persone coinvolte possono dichiarare fatti, assumere obbligazioni e disciplinare un rapporto economico nei limiti consentiti dalla legge.

L’articolo 2702 del Codice civile attribuisce alla scrittura privata riconosciuta, o legalmente considerata come riconosciuta, efficacia probatoria quanto alla provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta. Questo è uno dei motivi per cui la firma riveste un’importanza centrale.

La scrittura privata per la restituzione di soldi non deve quindi essere considerata un semplice promemoria. Se predisposta correttamente, può diventare un documento importante per dimostrare gli impegni assunti tra creditore e debitore.

Prima di scrivere bisogna capire da dove nasce il debito

La prima domanda da porsi è molto semplice: perché una persona deve restituire quei soldi? La risposta dovrebbe emergere chiaramente dal documento.

Se una persona ha consegnato denaro all’altra con l’accordo che venisse successivamente restituito, il rapporto può essere qualificato come mutuo. L’articolo 1813 del Codice civile definisce infatti il mutuo come il contratto con cui una parte consegna all’altra una determinata quantità di denaro o di altre cose fungibili e l’altra si obbliga a restituire altrettante cose della stessa specie e qualità.

La situazione è differente se il denaro deve essere restituito perché rappresentava un anticipo per un’operazione che non è più stata effettuata, perché una parte ha pagato una spesa per conto dell’altra oppure perché esiste già un diverso rapporto dal quale deriva il credito.

Scrivere la causa del pagamento rende il documento molto più chiaro. Una formula come “il debitore riconosce di dovere 5.000 euro” può essere utile, ma spiegare che la somma deriva, per esempio, da un prestito effettuato mediante bonifico in una determinata data riduce notevolmente le possibilità di equivoci.

Scrittura privata e riconoscimento del debito

Quando il denaro è già stato consegnato e le parti vogliono formalizzare successivamente l’obbligo di restituzione, la scrittura può assumere anche la funzione di ricognizione del debito.

L’articolo 1988 del Codice civile stabilisce che la promessa di pagamento o il riconoscimento di un debito dispensa il beneficiario dall’onere di provare il rapporto fondamentale, la cui esistenza si presume fino a prova contraria. In termini semplici, una dichiarazione chiara con la quale il debitore riconosce il proprio debito può migliorare significativamente la posizione probatoria del creditore.

Questo non significa che una ricognizione possa rendere valido qualsiasi debito inesistente o illecito. Il rapporto sottostante continua ad avere importanza e può essere contestato nei casi previsti dalla legge.

Proprio per questo è preferibile indicare nella scrittura l’origine della somma quando è conosciuta e documentabile, invece di utilizzare dichiarazioni volutamente vaghe.

Indicare con precisione le parti

Il documento deve identificare chiaramente creditore e debitore. È opportuno riportare nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e indirizzo di residenza. Se una delle parti agisce per una società o un altro soggetto, bisogna verificare anche il titolo in base al quale firma.

La corretta identificazione evita problemi quando esistono omonimie oppure quando, dopo alcuni anni, uno dei soggetti ha cambiato indirizzo.

È possibile allegare copia dei documenti di identità, anche se questa precauzione non sostituisce l’autenticazione della firma. Nei rapporti tra privati può comunque essere utile per rendere più ordinata la documentazione.

Indicare l’importo sia in cifre sia in lettere

L’importo del debito deve essere determinato senza ambiguità. È buona pratica riportarlo sia numericamente sia in lettere, soprattutto quando la somma è significativa.

Se una parte del denaro è già stata restituita, non bisogna limitarsi a citare l’importo originario. È preferibile ricostruire la situazione: somma inizialmente dovuta, pagamenti già eseguiti e debito residuo riconosciuto alla data della scrittura.

Per esempio, se erano stati prestati 8.000 euro e il debitore ne ha già restituiti 2.000, la scrittura dovrebbe chiarire che il debito residuo è pari a 6.000 euro. Questa precisazione evita che il documento venga interpretato come un nuovo riconoscimento dell’intera somma iniziale.

Descrivere come sono stati consegnati i soldi

Quando la scrittura riguarda un prestito già effettuato, è utile indicare data e modalità con cui il denaro è stato consegnato. Un bonifico bancario è particolarmente semplice da documentare perché lascia una traccia dell’operazione.

La scrittura può richiamare gli estremi del bonifico oppure allegarne la ricevuta. Se sono state effettuate diverse erogazioni, è possibile riportarle separatamente.

La tracciabilità aiuta anche a evitare che, in futuro, il trasferimento venga confuso con una donazione, un pagamento per un servizio o un altro rapporto economico.

Nel caso di pagamenti in contanti bisogna naturalmente rispettare i limiti di legge vigenti al momento dell’operazione. Per importi significativi, utilizzare sistemi tracciabili è in ogni caso molto più prudente.

Stabilire una data precisa per la restituzione

Una scrittura privata dovrebbe dire chiaramente quando il denaro deve essere restituito. Formule come “appena possibile” o “quando il debitore avrà disponibilità economica” sono spesso fonte di discussioni.

È molto più semplice indicare una data precisa. Per esempio, si può stabilire che l’intero importo venga restituito entro una determinata giornata oppure prevedere un piano rateale.

Se si tratta di un mutuo e le parti non stabiliscono il termine di restituzione, il Codice civile prevede una disciplina specifica che può richiedere l’intervento del giudice per determinarlo in relazione alle circostanze. Inserire il termine direttamente nella scrittura evita quindi un problema facilmente prevenibile.

Come predisporre una restituzione a rate

Quando il debitore non può restituire immediatamente l’intera somma, le parti possono stabilire un piano rateale. La scrittura dovrebbe indicare numero delle rate, importo di ciascuna e rispettiva scadenza.

È preferibile scrivere date effettive invece di utilizzare formule eccessivamente generiche. Dire che il debitore pagherà 300 euro “ogni mese” lascia aperta la domanda su quale giorno debba essere effettuato il pagamento.

È possibile stabilire, per esempio, che ogni rata debba essere accreditata entro il giorno 10 del mese. Se l’ultima rata ha un importo differente dalle precedenti, deve essere indicata separatamente.

Nel mutuo con restituzione rateale, l’articolo 1819 prevede inoltre che, in caso di mancato pagamento anche di una rata, il mutuante possa chiedere, secondo le circostanze, l’immediata restituzione dell’intero. La concreta applicazione di questa disposizione dipende comunque dalla situazione specifica e non dovrebbe essere trasformata in una formula automatica senza valutarne i presupposti.

Indicare come devono essere effettuati i pagamenti

Stabilire il metodo di pagamento rende molto più semplice dimostrare che le rate sono state versate. Il bonifico è generalmente la soluzione più comoda.

Nella scrittura si può indicare l’IBAN sul quale effettuare i pagamenti e una causale da utilizzare, per esempio “restituzione prestito rata aprile 2027”. In questo modo, consultando l’estratto conto sarà possibile collegare rapidamente ogni operazione al debito.

Se l’IBAN cambia, è opportuno che il creditore comunichi il nuovo conto con un mezzo che lasci traccia della comunicazione.

Quando il pagamento avviene con modalità differenti, il debitore dovrebbe comunque procurarsi una ricevuta. Il Codice civile riconosce al debitore che paga il diritto di chiedere al creditore una quietanza.

Prestito gratuito o con interessi

Un punto che merita molta attenzione riguarda gli interessi. Tra amici e familiari è comune prestare denaro senza pretendere alcun rendimento. Questa volontà dovrebbe però risultare chiaramente dalla scrittura.

L’articolo 1815 del Codice civile stabilisce infatti che, salvo diversa volontà delle parti, chi riceve il mutuo deve corrispondere gli interessi. Se si vuole effettuare un prestito completamente gratuito, conviene quindi scrivere espressamente che il prestito è infruttifero e che non maturano interessi corrispettivi.

Una formula chiara evita di lasciare aperta una questione che potrebbe sembrare secondaria al momento della firma ma diventare importante se il rapporto tra le parti si deteriora.

Se sono previsti interessi

Quando il prestito è oneroso, la scrittura dovrebbe indicare il tasso applicabile e il criterio utilizzato per calcolare gli interessi.

L’articolo 1284 del Codice civile prevede che gli interessi superiori alla misura legale debbano essere determinati per iscritto. In mancanza della forma scritta, sono dovuti nella misura legale. Il tasso legale può cambiare nel tempo, perciò è preferibile non utilizzare nel documento percentuali prese da vecchi modelli senza verificarne l’attualità.

Esiste inoltre il limite fondamentale dell’usura. L’articolo 1815 dispone che, se vengono pattuiti interessi usurari, la relativa clausola è nulla e non sono dovuti interessi.

Quando si vogliono applicare interessi significativi, soprattutto per prestiti di importo elevato o di lunga durata, è quindi prudente far verificare la clausola da un professionista.

Interessi in caso di ritardo

Le parti possono anche disciplinare cosa accade quando una rata non viene pagata alla scadenza. La scrittura può richiamare gli interessi dovuti per il ritardo secondo le regole applicabili oppure stabilire condizioni specifiche nei limiti consentiti dalla legge.

È preferibile evitare penali sproporzionate o tassi scelti senza alcuna verifica. Una clausola molto aggressiva non rende necessariamente il creditore più tutelato e può diventare essa stessa oggetto di contestazione.

Se si desidera inserire una disciplina dettagliata dell’inadempimento, è uno dei punti per i quali la revisione di un avvocato può risultare particolarmente utile.

Scrivere cosa accade in caso di pagamento anticipato

Se il debitore può restituire il denaro prima della scadenza, è possibile indicarlo espressamente. Nei prestiti infruttiferi tra privati questo aspetto è normalmente semplice, perché non esiste un rendimento futuro da calcolare.

In presenza di interessi, invece, bisogna chiarire come verranno conteggiati in caso di restituzione anticipata. La soluzione dipende da ciò che le parti hanno concordato e dalla disciplina applicabile.

Prevedere la situazione fin dall’inizio evita di discutere in seguito se il debitore debba corrispondere anche interessi riferiti a periodi successivi alla restituzione del capitale.

Firma di entrambe le parti

Una scrittura che disciplina un accordo sulla restituzione dovrebbe essere sottoscritta dalle parti interessate. È opportuno indicare luogo e data della firma e predisporre almeno un originale per ciascuna parte.

Firmare anche le singole pagine può essere una precauzione pratica quando il documento è composto da diversi fogli, così come siglare eventuali correzioni effettuate prima della sottoscrizione.

Non lasciare spazi vuoti nei quali possano essere aggiunte successivamente condizioni o importi. Se una parte del modulo non viene utilizzata, è meglio eliminarla dal testo definitivo.

La firma deve essere autenticata?

Per una normale scrittura privata tra due persone l’autenticazione notarile non è necessariamente richiesta soltanto perché viene regolata la restituzione di una somma di denaro. Ciò non significa, però, che una scrittura privata semplice e una scrittura privata autenticata abbiano gli stessi effetti processuali.

L’articolo 474 del Codice di procedura civile include tra i titoli esecutivi le scritture private autenticate relativamente alle obbligazioni di somme di denaro in esse contenute. Una normale scrittura non autenticata non acquisisce automaticamente la stessa efficacia esecutiva.

In termini pratici, se il debitore non paga, la presenza di una scrittura privata semplice può fornire una prova importante del credito, ma non significa necessariamente che il creditore possa passare direttamente al pignoramento. Potrebbe essere necessario ottenere prima un titolo giudiziale, per esempio attraverso un procedimento per decreto ingiuntivo quando ne ricorrono i requisiti.

Il Tribunale di Roma descrive infatti il decreto ingiuntivo come il provvedimento con il quale il giudice ordina il pagamento a favore di un creditore che offre una prova scritta del proprio diritto.

Scrittura privata e data certa

La data scritta sul documento e la cosiddetta data certa nei confronti dei terzi non sono esattamente la stessa cosa.

L’articolo 2704 del Codice civile disciplina quando la data di una scrittura privata non autenticata può essere considerata certa nei confronti dei terzi. Tra gli eventi espressamente contemplati rientra la registrazione, insieme ad altre circostanze idonee a stabilire in modo certo l’anteriorità della formazione del documento.

Questo tema assume particolare importanza quando la scrittura potrebbe dover essere opposta non soltanto alle persone che l’hanno firmata, ma anche a soggetti terzi.

Per rapporti economicamente importanti è quindi opportuno valutare con un professionista se sia utile adottare una modalità che attribuisca maggiore certezza alla data o autenticare le sottoscrizioni.

La scrittura deve essere registrata?

Non è corretto affermare che qualsiasi documento con il quale due privati regolano la restituzione di denaro debba essere automaticamente registrato con la stessa procedura e le stesse imposte.

La disciplina fiscale dipende dal contenuto concreto dell’atto, dal tipo di rapporto documentato e dalle circostanze nelle quali la scrittura viene utilizzata. La registrazione può inoltre assumere rilevanza per attribuire data certa nei confronti dei terzi.

Prima di registrare spontaneamente un accordo importante è quindi opportuno verificare con l’Agenzia delle Entrate, un commercialista, un notaio o altro professionista competente quali siano gli adempimenti e le eventuali imposte applicabili al caso concreto.

Evitare di copiare importi di imposta trovati in vecchi articoli online è particolarmente importante, perché disciplina fiscale, modalità e strumenti telematici possono cambiare.

Allegare le prove del prestito originario

Anche se il debitore riconosce espressamente il proprio debito, conservare la documentazione originaria rimane una buona scelta.

Possono essere utili contabili dei bonifici, ricevute, precedenti accordi, email e messaggi nei quali viene spiegata la ragione del trasferimento.

Se il denaro è stato consegnato attraverso più operazioni, allegare un prospetto riepilogativo rende immediatamente comprensibile come sia stato determinato l’importo residuo.

Non bisogna invece inserire documenti irrilevanti o informazioni personali non necessarie. Un fascicolo ordinato e coerente è molto più utile di decine di screenshot privi di contesto.

Documentare ogni rata pagata

La scrittura iniziale è soltanto una parte della gestione del rapporto. Anche i pagamenti successivi devono essere facilmente dimostrabili.

Quando vengono utilizzati bonifici, ogni rata lascia una traccia. Se vengono utilizzati altri sistemi, il debitore dovrebbe chiedere una quietanza che indichi importo, data e debito al quale il pagamento viene imputato.

È particolarmente utile specificare il numero della rata o il saldo residuo. Dopo tre anni di pagamenti, una serie di ricevute generiche con scritto soltanto “ricevuti 200 euro” può creare difficoltà nel ricostruire la situazione.

Quando l’intero debito viene estinto, è buona pratica predisporre una quietanza finale nella quale il creditore dichiara di aver ricevuto quanto dovuto secondo l’accordo.

Cosa fare se il debitore non rispetta l’accordo

Se una rata non viene pagata, il creditore dovrebbe prima controllare esattamente cosa prevede la scrittura. È utile inviare una richiesta formale che identifichi la rata scaduta, l’importo e il termine entro il quale si chiede di regolarizzare la posizione.

Se l’inadempimento continua, la documentazione può essere sottoposta a un avvocato per valutare il rimedio più appropriato. Una scrittura contenente un chiaro riconoscimento del debito può avere notevole utilità probatoria, ma la procedura da intraprendere dipende dalle caratteristiche del credito e del documento.

Non conviene aspettare indefinitamente. Il diritto di credito è soggetto a prescrizione e il termine applicabile deve essere verificato in relazione al rapporto concreto. In via generale l’articolo 2946 prevede una prescrizione ordinaria decennale, salvo i casi nei quali la legge stabilisce termini differenti.

Anche il riconoscimento del diritto da parte del debitore ha rilevanza sulla prescrizione: l’articolo 2944 stabilisce che il riconoscimento interrompe la prescrizione.

Errori da evitare nella scrittura privata

Uno degli errori più frequenti è non spiegare da dove nasce il debito. Una somma indicata senza alcun contesto può diventare più difficile da interpretare quando sorgono contestazioni.

Un altro errore consiste nel non precisare se il prestito sia gratuito o produttivo di interessi. Quando le parti vogliono un prestito familiare completamente gratuito, la dicitura relativa alla natura infruttifera dovrebbe essere esplicita.

Bisogna evitare anche scadenze vaghe. “Restituzione appena possibile” non offre la stessa certezza di un calendario con date e importi.

È poco prudente inoltre accettare rate in contanti senza alcuna ricevuta oppure utilizzare causali bancarie generiche che non permettono di collegare i pagamenti all’accordo.

Infine, non bisogna presumere che una scrittura privata semplice permetta automaticamente di iniziare un’esecuzione forzata. L’efficacia probatoria del documento e la sua efficacia come titolo esecutivo sono questioni differenti.

Come strutturare concretamente l’accordo

Una scrittura chiara può iniziare identificando completamente le parti e descrivendo la ragione del debito. Se si tratta di un prestito già effettuato, bisogna indicare quando e come il creditore ha consegnato il denaro e dichiarare il saldo ancora dovuto.

Successivamente si disciplina la restituzione. Se avviene in un’unica soluzione, si indica la scadenza. Se avviene a rate, si riportano importi e date, insieme al conto sul quale effettuare i versamenti.

Va poi chiarito se il prestito sia infruttifero oppure se maturino interessi e secondo quale criterio. Possono essere inserite anche disposizioni sul ritardo, sul pagamento anticipato e sulle modalità attraverso cui le parti dovranno comunicare eventuali variazioni.

Il documento si conclude indicando luogo e data e con le firme. Ciascuna parte conserva un originale insieme alle prove del trasferimento originario e dei successivi pagamenti.

Quando è meglio rivolgersi a un professionista

Per un piccolo prestito senza interessi tra persone che hanno un rapporto sereno può essere sufficiente una scrittura semplice, purché chiara. Il livello di cautela dovrebbe però aumentare con l’importo e con la complessità dell’accordo.

L’assistenza professionale è particolarmente utile quando vengono previsti interessi, garanzie, rate per molti anni o clausole severe in caso di inadempimento.

È consigliabile chiedere assistenza anche quando la scrittura viene predisposta dopo che è già nata una controversia, quando una parte contesta l’importo oppure quando si vuole ottenere un documento dotato di una forza esecutiva maggiore rispetto a una normale scrittura privata non autenticata.

In questi casi il costo di una consulenza iniziale può essere molto inferiore a quello di una futura controversia nata da una clausola ambigua.

Conclusioni

Per stipulare una scrittura privata per restituzione soldi bisogna partire dalla ricostruzione precisa del rapporto: chi ha consegnato il denaro, per quale ragione, quanto rimane da restituire e quando dovrà essere pagato. Se la somma deriva da un prestito, è importante chiarire anche se il mutuo sia infruttifero oppure produttivo di interessi. In caso di rateizzazione, ogni rata dovrebbe avere un importo e una scadenza determinati.

Il passo successivo è documentare bene l’accordo. Utilizza pagamenti tracciabili, conserva le prove del trasferimento originario, firma la scrittura in più originali e rilascia o richiedi una quietanza per ogni pagamento che non sia già chiaramente documentato. Se l’importo è elevato, sono previsti interessi oppure vuoi che il documento offra una tutela più forte in caso di mancato pagamento, fai verificare prima della firma se sia opportuno utilizzare una scrittura autenticata o un’altra soluzione predisposta con l’assistenza di un professionista.